委外的流程大致可分為:計畫準備、遴選承包廠商、合約執行與管理、運作與維護等階段。其中計畫準備階段則是指擬定RFP階段,基本流程如下:
在擬定RFP之前,則徵求先諮詢專家的意見(Request For Quotation;RFQ),以作為訂價之參考,降低需求不明確及預算不精確的專案風險;
在招標前,會徵求承包廠商意見(Request For Information;RFI),以使需求明確化;
當需求明確後,進行建議書徵求文件(Request For Proposal;RFP)的擬定工作;
在招標過程中,會針對投標者進行資格的審查(Request For Qualifications;RFQ),以挑選出符合需求的承包廠商。
招標或要求供應商報價前,會使用RFQ,以作為招標底價及比價的參考,在業主已寫定的規格中,價格是提案的重點。但私人企業招標時,為節省流程、採購標準化或再次採購時,有時會逕以RFQ取代RFP。
RFI及RFP要求供應商針對專案的建議與解決方案做說明,前者為業主有一些潛在的供應商,但不知他們的供應能力;或是業主要想解決一些面臨的問題,但沒有很具體的解決方式,於是廣邀潛在供應商提出RFI,然後據以篩選出較符合需求的專案執行公司,然後要求被選出的公司近一步提出RFP。基本上RFI階段大都不包含專案費用報價,故供應商提案時注意的重點是產品的規格/性能,或是最能解決業主問題的方法;RFP在階段,業主通常會辦理說明會解說需求或為潛在供應商釋疑,但不一定在每個RFP之前都有RFI。
【資訊需求書】Request for Information (簡稱RFI)
RFI又可稱為Call For Information(簡稱CFI),是一個業主/買家用來徵求供應商對產品、工程或服務規劃的文件。此僅為一資訊請求,並不作為對供應商採購的承諾。RFI不是必要之程序,且無制式格式,一般是以問答方式列出業主所想收集之資訊,在此階段雖大多不包含專案費用報價,但仍必須全力展現供應商的長處,若我商有對於此產品有特殊專利或Know-how,則應該先申請專利或智慧財產權保護的前提下,將業主或買主未來的RFP引導到我方特殊專利或規格上,也就是所謂的”Spec-in,此為絶佳時機。
【提案邀請書】Request for Proposal (簡稱RFP)
較大型標案中,甲方會提供RFP給所有有意願承包的乙方當參考資料,RFP的內容主要是針對甲方所欲外包的工作,做更詳細的說明,乙方可以更清楚地評估自身承接標案的能力,並據以評估時程、成本之後,做出報價。
【報價邀請書】Request for Quotation (簡稱RFQ)
通常業主在RFQ文件中必須詳細定義產品規格、品質要求、預計應用、驗證方式、出貨包裝、交貨數量及出貨日期等等,然後發出該RFQ給潛在供應商,而身為供應商的我方,應依照客戶需求依序列示我方產品的符合程度或提出更佳建議方案,並提出最具競爭力的價格方案。
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什麼是Expression of Interest (EOI)?
EOI和LOI (Letter of Intend)都稱為意向書,是買方參與該案的意願表達,屬於很初始的文件,不具有任何約束力。前者通常在閱讀機密文件(Confidential Information Memorandum, CIM)但在作信用調查(due diligence, DD)及管理階層會議之前,所以多為很概略式的陳述;後者通常在仔細閱讀賣方條件、初步評估及DD之後,雖不具任何約束力,但形式上較EOI正式。
其內容通常包含一信函及有關團隊組成、公司營收資料及相關實績介紹等資料。
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