採購規劃階段RFI、RFP、RFQ的區别

委外的流程大致可分為：計畫準備、遴選承包廠商、合約執行與管理、運作與維護等階段。其中計畫準備階段則是指擬定RFP階段，基本流程如下：

在擬定RFP之前，則徵求先諮詢專家的意見（Request For Quotation；RFQ），以作為訂價之參考，降低需求不明確及預算不精確的專案風險；

在招標前，會徵求承包廠商意見（Request For Information；RFI），以使需求明確化；

當需求明確後，進行建議書徵求文件（Request For Proposal；RFP）的擬定工作；

在招標過程中，會針對投標者進行資格的審查（Request For Qualifications；RFQ），以挑選出符合需求的承包廠商。

招標或要求供應商報價前，會使用RFQ，以作為招標底價及比價的參考，在業主已寫定的規格中，價格是提案的重點。但私人企業招標時，為節省流程、採購標準化或再次採購時，有時會逕以RFQ取代RFP。

RFI及RFP要求供應商針對專案的建議與解決方案做說明，前者為業主有一些潛在的供應商，但不知他們的供應能力；或是業主要想解決一些面臨的問題，但沒有很具體的解決方式，於是廣邀潛在供應商提出RFI，然後據以篩選出較符合需求的專案執行公司，然後要求被選出的公司近一步提出RFP。基本上RFI階段大都不包含專案費用報價，故供應商提案時注意的重點是產品的規格/性能，或是最能解決業主問題的方法；RFP在階段，業主通常會辦理說明會解說需求或為潛在供應商釋疑，但不一定在每個RFP之前都有RFI。

【資訊需求書】Request for Information (簡稱RFI)

RFI又可稱為Call For Information（簡稱CFI），是一個業主/買家用來徵求供應商對產品、工程或服務規劃的文件。此僅為一資訊請求，並不作為對供應商採購的承諾。RFI不是必要之程序，且無制式格式，一般是以問答方式列出業主所想收集之資訊，在此階段雖大多不包含專案費用報價，但仍必須全力展現供應商的長處，若我商有對於此產品有特殊專利或Know-how，則應該先申請專利或智慧財產權保護的前提下，將業主或買主未來的RFP引導到我方特殊專利或規格上，也就是所謂的”Spec-in，此為絶佳時機。

【提案邀請書】Request for Proposal (簡稱RFP)

較大型標案中，甲方會提供RFP給所有有意願承包的乙方當參考資料，RFP的內容主要是針對甲方所欲外包的工作，做更詳細的說明，乙方可以更清楚地評估自身承接標案的能力，並據以評估時程、成本之後，做出報價。

【報價邀請書】Request for Quotation (簡稱RFQ)

通常業主在RFQ文件中必須詳細定義產品規格、品質要求、預計應用、驗證方式、出貨包裝、交貨數量及出貨日期等等，然後發出該RFQ給潛在供應商，而身為供應商的我方，應依照客戶需求依序列示我方產品的符合程度或提出更佳建議方案，並提出最具競爭力的價格方案。

什麼是Expression of Interest (EOI)？

EOI和LOI (Letter of Intend)都稱為意向書，是買方參與該案的意願表達，屬於很初始的文件，不具有任何約束力。前者通常在閱讀機密文件(Confidential Information Memorandum, CIM)但在作信用調查(due diligence, DD)及管理階層會議之前，所以多為很概略式的陳述；後者通常在仔細閱讀賣方條件、初步評估及DD之後，雖不具任何約束力，但形式上較EOI正式。

其內容通常包含一信函及有關團隊組成、公司營收資料及相關實績介紹等資料。

資料來源:https://gpa.taiwantrade.com.tw/zh/pages/success/project-documents